Le syndic de copropriété est un acteur essentiel dans la gestion des résidences et bâtiments. Avec l’essor du numérique, les services dématérialisés font leur apparition afin d’offrir des solutions innovantes et attractives pour les copropriétaires. Découvrez le fonctionnement du syndic de copropriété en ligne et ses spécificités par rapport aux modèles traditionnels.
Qu’est-ce que le syndic de copropriété ?
Le syndic de copropriété représente l’ensemble des copropriétaires et assure la gestion d’une résidence ou d’un bâtiment. Il veille au respect des règles édictées par l’assemblée générale (AG), à la bonne administration des parties communes et à l’exécution des décisions votées pour un mandat de 3 ans. Parmi les différentes catégories de syndics de copropriété, on retrouve :
- Le syndic professionnel: c’est une société ou un entrepreneur individuel spécialisé dans la gestion de copropriétés ;
- Le syndic bénévole: c’est un copropriétaire élu par l’AG qui exerce cette fonction sans rémunération
- Le syndic coopératif : c’est une forme intermédiaire où un conseil syndical élu gère les affaires courantes avec l’aide d’un ou plusieurs copropriétaires
- Le syndic de copropriété en ligne: celui-ci propose des services dématérialisés pour ceux qui souhaitent changer de syndic de copropriété en fin ou en cours de mandat à cause d’insatisfaction.
Comment marche le syndic de copropriété en ligne ?
Le syndic de copropriété en ligne est un professionnel de la gestion immobilière qui propose une plateforme numérique pour optimiser ses services. Il se distingue des méthodes traditionnelles par l’aspect dématérialisé de sa gestion, sans l’ensemble des contraintes liées à une agence physique. Les démarches administratives, les demandes de devis ou la consultation des documents sont effectuées via internet, facilitant ainsi les échanges entre le syndic et les copropriétaires.
Pour changer de syndic de copropriété, il suffit généralement de convoquer une AG extraordinaire où sera votée cette décision, puis d’informer le nouveau syndic élu et celui sortant.
Quels rôles jouent le syndic de copropriété en ligne ?
Le syndic de copropriété en ligne remplit les mêmes missions que les syndics classiques :
- Gérer les charges et les cotisations des copropriétaires
- Organiser les AG et conseil syndical
- Assurer le suivi des travaux et leur planification
- Gérer les contentieux et prévenir les impayés
- Mettre à disposition les documents comptables et techniques
En revanche, l’organisation dématérialisée de ce type de syndic permet une rationalisation de certaines tâches et une communication plus fluide entre les parties prenantes.
Quels avantages tirer du syndic de copropriété en ligne ?
L’utilisation d’un syndic en ligne offre plusieurs atouts :
- La réduction des coûts : Les frais de gestion sont souvent moins élevés que pour un syndic traditionnel, jusqu’à deux fois moins cher grâce à la dématérialisation des services.
- L’accessibilité : Les copropriétaires peuvent accéder aux informations et documents 24 h/24 et 7 j/7 depuis n’importe où, via internet.
- Un suivi en temps réel : Les mises à jour sont effectuées régulièrement par le syndic en ligne, permettant un suivi actualisé de la situation.
- Une meilleure efficacité administrative : Les démarches se font en quelques clics, facilitant ainsi les échanges entre les copropriétaires, le syndic et les prestataires.
Malgré les bénéfices évidents, il convient de souligner certaines limites. Il y a moins d’accompagnement humain avec ces plateformes de gestion. Le contact direct peut avoir une incidence sur la qualité du suivi, notamment dans la résolution de problèmes complexes. Les copropriétaires doivent aussi avoir une forte autonomie et être prêts à s’investir dans la gestion de leur résidence et solliciter le syndic en ligne lorsqu’ils en ont besoin. Sans compter les risques liés à la confidentialité des données vu que l’on peut accéder aux informations sensibles via le web.
Quelles démarches pour changer de syndic de propriété ?
Si les copropriétaires décident de changer pour un syndic en ligne, il leur faut procéder par étape. D’abord, vous devez inscrire la question du changement de syndic à l’ordre du jour de l’AG, puis réaliser des recherches sur les offres de syndics en ligne et sélectionner celles qui correspondent aux besoins de la copropriété. Lors de l’AG, on fait voter la proposition de syndic en ligne souhaitée par les copropriétaires. Pour finaliser ce choix, il y aura la signature du contrat entre la copropriété et le nouveau syndic en ligne. Évidemment, il faut informer l’ancien syndic de cette décision et effectuer les formalités de passation
Le passage au syndic de copropriété en ligne est une solution intéressante pour rationaliser les coûts et faciliter les démarches du quotidien. Toutefois, il convient de bien peser les avantages et les inconvénients avant d’opter pour ce mode de gestion.
