Le plus classique, le courrier reste un moyen incontournable, et depuis un certain temps déjà on a vu se développer de nouveaux moyens de gérer le courrier grâce aux technologies du web, ou encore à des prestataires spécialisés dans ce domaine. Certains logiciels proposés aux syndics intègrent même la gestion des courriers au sein de leurs fonctionnalités de base.
Qu’est-ce que dit le cadre légal à propos des notifications ?
Il existe un cadre légal concernant les notifications que le syndic doit envoyer à ses copropriétaires dans la gestion de leur copropriété.
Si certains peuvent être envoyés par lettre simple comme les appels de fonds ou les travaux par exemple, d’autres comme l’ordre du jour ou la convocation à l’assemblée générale doivent impérativement être notifiés à l’ensemble de la copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception.
Depuis octobre 2015 la notion de dématérialisation est apparue et le décret n° 2015-1325 autorise que les notifications ainsi que les mises en demeure puissent être envoyées électroniquement.
La dématérialisation des courriers, l’avenir ?
L’envoi de courriers électroniques est de plus en plus utilisé par les syndics, cela peut être de simples emails ou encore des Lettres Recommandées Électronique, l’équivalent électronique de la lettre recommandée avec accusé de réception.
Le recours à la dématérialisation permet aux syndics de gagner du temps ainsi que de la place puisque l’on n’a plus besoin de se déplacer au bureau de poste et de stocker physiquement les documents. Également, l’utilisation du courrier électronique permet de réduire les charges de copropriété et de s’inscrire dans une démarche de développement durable grâce à la réduction de l’empreinte énergétique associée à une baisse de consommation de papiers et des contraintes liées à l’acheminement des courriers.
L’externalisation de la gestion de courriers, une solution alternative ?
Afin de faciliter la gestion de leurs courriers aux copropriétaires, les syndics ont trouvé une solution alternative : ils confient le dossier à des prestataires spécialisés.
Le gestionnaire leur transmet un fichier d’adresses et le courrier qu’ils souhaitent envoyer et c’est le prestataire qui prend en charge l’édition, la mise sous pli, le tri, l’affranchissement et le dépôt en poste des courriers, qu’il s’agisse de lettres simples ou recommandées.
