Le syndic joue un rôle de premier ordre dans le bon fonctionnement d’une copropriété. Qu’il s’agisse d’assurer l’entretien courant, les réparations, la tenue financière ou encore la communication vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, il doit mettre à profit ses compétences et son expérience pour assurer une gestion sans faille. En somme, les missions et le rôle d’un syndic de copropriété sont de s’assurer que tout se passe le mieux du monde, et que les décisions prises par le syndicat des copropriétaires soient suivies d’effet. Découvrez en plus sur son rôle avant de choisir votre syndic.
Première mission du syndic : conservation de l’immeuble
Le syndic de copropriété a pour mission de veiller à la bonne conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes. A ce titre, il peut décider de lui-même de mettre en place la maintenance des équipements et d’ordonner certaines interventions urgentes de nature à maintenir l’intégrité de l’immeuble.
Il peut par exemple faire intervenir un professionnel en cas de fuite d’eau détectée sur une partie commune ou souscrire un contrat d’entretien pour une chaudière ou un ascenseur.
« Un syndic professionnel se déplace généralement pour une urgence. »
En revanche, les travaux importants, comme le ravalement d’une façade ou le goudronnage d’un parking par exemple, doivent faire l’objet d’une approbation par le syndicat des copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle.
Le syndic a également pour obligation d’assurer l’immeuble auprès de la compagnie choisie lors de l’AG. Cependant, si les copropriétaires refusent les propositions d’assurance, le syndic a le pouvoir de signer de son propre chef un contrat d’assurance.
Note : le syndic consigne dans le carnet d’entretien toutes les interventions effectuées sur l’immeuble. Ce carnet d’entretien est consultable sur l’extranet mis à disposition des copropriétaires.
Deuxième mission du syndic : La gestion administrative
En matière de gestion administrative, les missions et le rôle du syndic de copropriété sont de veiller au bon respect du règlement de copropriété, et de faire appliquer toutes les décisions approuvées par le syndicat des copropriétaires en assemblée générale (il établit d’ailleurs un compte rendu reprenant les résolutions votées en AG et le transmet à chaque copropriétaire).
Une assemblée générale annuelle à laquelle le syndic doit convoquer les copropriétaires au moins 21 jours avant sa tenue (ou plus selon le règlement de la copropriété). La convocation doit comporter l’ordre du jour de l’AG, ainsi que les éventuelles propositions de syndics lors de la mise en concurrence qui a lieu au minimum tous les trois ans. Mais attention, le syndic n’a pas pour rôle d’effectuer cette mise en concurrence. C’est au conseil syndical de le faire, notamment en sollicitant les services d’un courtier en syndic. Tout copropriétaire désireux de changer de syndic peut également faire une proposition dans ce sens.
Enfin, le syndic a également pour rôle d’immatriculer la copropriété dans un registre spécifique, et de conserver toutes les archives documentaires relatives à l’immeuble. Il peut aussi décider de confier cette mission à un prestataire spécialisé mais devra en supporter tous les frais.
Troisième mission du syndic : La gestion financière
Le syndic de copropriété a également pour mission de jouer le rôle de gestionnaire financier. Il tient à jour la comptabilité de la copropriété en général, et la situation comptable particulière de chaque copropriétaire quant au paiement des charges et des appels de fonds.
Le syndic de copropriété a aussi pour rôle d’éditer les bulletins de salaire des employés de la copropriété (concierge, jardinier,…), et de gérer les absences dues aux congés ou à un arrêt maladie (bien que l’employeur soit le syndicat des copropriétaires).
Il a pour obligation d’ouvrir un compte séparé dont le titulaire est le syndicat des copropriétaires. Si la copropriété compte moins de seize lots, il peut être dispensé de cette obligation par un vote lors de l’AG.
Lors de l’assemblée générale, le syndic présente l’état comptable de la copropriété afin d’obtenir le quitus (l’approbation) du syndicat des copropriétaires.
Quatrième mission du syndic : La mise à disposition des documents
Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics professionnels (attention les règles changent en fonction du type de syndic) de mettre à disposition des copropriétaires un accès sécurisé leur permettant de consulter, sous forme dématérialisée, les documents relatifs à la copropriété et à leur situation personnelle.
Au 1er juillet 2020, le décret ELAN a précisé la nature des documents consultables sur cet extranet selon leur destination.
« La mise en place d’un extranet n’est pas imposée au syndic bénévole. »
Ainsi, le syndicat des copropriétaires doit avoir accès :
- Au contrat signé avec le syndic actuel.
- Au règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant.
- A la dernière fiche synthétique de la copropriété.
- Aux PV des trois dernières AG (y compris les devis des travaux approuvés aux votes).
- Au carnet d’entretien de l’immeuble.
- Aux diagnostiques techniques des parties communes.
- Aux contrats d’assurance relatifs à la copropriété.
- Aux contrats en cours avec des prestataires d’entretien et de maintenance.
- Aux contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom de la copropriété.
- Chaque copropriétaire peut consulter pour son propre compte :
- Le montant de ses charges courantes et des charges exceptionnelles des deux dernières années.
- Son compte individuel approuvé lors de l’AG annuelle.
- Le montant de la part du fonds de travaux rattachée à son lot.
- Les avis d’appel de fonds reçus durant les trois dernières années.
Enfin, le conseil syndical peut consulter :
- La liste exhaustive de tous les copropriétaires.
- Les relevés du compte bancaire du syndicat des copropriétaires, ouvert par le syndic mais séparé de ce dernier.
- Les balances comptables du syndicat des copropriétaires.
- La carte professionnelle du syndic ainsi que son assurance responsabilité civile professionnelle et une attestation de garantie financière à jour.
- Les décisions de justice sous le coup d’un recours éventuel, et les assignations relatives aux procédures judiciaires.
Bon à savoir : contrairement au syndic professionnel, le syndic bénévole n’a pas d’obligation de mise à disposition des documents par extranet. Il n’a pas non plus à posséder de carte professionnelle, et n’est pas obligé de souscrire à une assurance responsabilité civile même si cela est fortement conseillé.
Cinquième mission du syndic : La représentation du conseil syndical
Le syndic a également pour rôle de représenter le conseil syndical, et plus largement le syndicat des copropriétaires, vis-à-vis des personnes physiques ou morales extérieures à la copropriété. A ce titre, il négocie avec les prestataires et signe les contrats qui ont été approuvés en AG.
Si la copropriété est attaquée en justice, ou en cas d’une action en référé, le syndic est habilité à la représenter et à la défendre sans que cela n’ait été voté lors de l’assemblée générale. Cependant, pour les autres cas qui relèveraient d’un recours devant les tribunaux, le syndic doit obtenir le vote de la majorité des copropriétaires en AG.
